海外への人材送出業務を管理するには、複雑な候補者パイプラインの追跡、厳しい政府規制への対応、そして膨大な書類作成業務を正確に処理する必要があります。人材送出および海外派遣を行う大手企業様が深刻な業務のボトルネックに直面した際、同社はMOHA Softwareをパートナーに選び、統合型の社内 管理システム を構築することを決定しました。開発チームは、従来の煩雑な手動のスプレッドシート業務から、効率化されたデジタルワークフローへと移行できる完全にカスタマイズされたWebプラットフォームを設計し、わずか4ヶ月という短期間で納品いたしました。
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プロジェクトの概要
本プロジェクトは、主に台湾などの海外市場に向けて、国内の労働者と現地の求人案件、および仲介会社（ブローカー）を繋ぐ海外人材派遣企業様向けに開発されました。これまでの古いスプレッドシート運用を完全に廃止し、安全でリアルタイムな社内プラットフォームを構築するため、高度なテンプレート自動作成機能と自動バックグラウンドアラートを備えた専用のWebアプリケーションを設計しました。本システムの開発は、4ヶ月の厳格なスケジュールの中で進められ、初期開発費用800万円（税別）、月額の保守・サポート運用費用50万円（税別）で提供されています。
抱えていた課題
MOHA Softwareと提携する前、クライアント企業様は候補者データ、進行中のプロジェクト、サービス手数料、そして渡航フライトのスケジュールにいたるすべての情報を、連携されていない個別のExcelファイルで管理していました。この手動の管理方法は、業務全体にいくつかの深刻な問題を引き起こしていました。まず、各部門間でデータが完全に不一致となっており、日常的なコミュニケーションエラーや二重入力が多発していました。次に、スタッフは台湾の様々な現地ブローカーの要望に合わせるため、WordやExcelの提出用テンプレートを手作業で何時間もかけて作成しており、これが申請プロセス全体の大きな遅れに繋がってました。
さらに大きなリスクとして、有効期限などを監視する自動警告機能がなかったため、候補者やパートナー企業の書類の期限切れに気づかないケースがあり、せっかく進めていた採用パイプラインが途中で破綻する恐れがありました。また、提携するブローカーや取り扱う候補者の数が増えるにつれて、従来のスプレッドシートによる管理限界に達していました。さらに、労働者が飛行機に乗って出国した後は、現地での追跡手段が失われてしまい、同社の社内規定で定められている「入国後3年間のサポート管理」を追跡し続けることが極めて困難な状況でした。
技術的な解決策
これらの複雑な管理課題を解消するため、MOHA Softwareは社内全体で常に「正確な最新データ」を共有できる、リアルタイム対応のWebアプリケーションを設計しました。このプラットフォームは、すべてのユーザーが担当役職に関わらず、同一の画面レイアウト、デフォルトのフィルター設定、およびアクティブなタブ画面にシームレスにアクセスできるように構成されています。また、厳格なデータプライバシーを維持するため、ユーザーの機能権限を制御する第1レイヤーと、ユーザーが閲覧できる具体的なデータ範囲を制限する第2レイヤーの、高度な2段階の権限認証システムを実装しました。
手動での書類作成業務を完全に廃止するため、動的に動作するカスタムテンプレートエンジンを開発しました。管理権限を持つユーザーは、標準的なWordまたはExcel形式のテンプレートファイルをシステムに直接アップロードできます。システムはアップロードされたファイル内のデータ項目を自動的に検出するため、スタッフメンバーは該当するプロジェクトと提携ブローカーを選択するだけで、あらかじめ必要情報が自動挿入された提出書類を即座にダウンロードすることができ、無制限のカスタムテンプレートに対応できるようになりました。
さらに、書類の有効期限切れによるパイプラインの停止を防ぐため、バックグラウンドで毎日自動的に実行される有効期限スキャンサービスを構築しました。このシステムは、すべての候補者データ、パートナー契約書、ビザファイルを毎日自動で検査し、期限切れが近づいている書類がないかチェックします。問題を検出すると、該当するモジュールのダッシュボード上にあるKPIカードに警告アラートを即座に表示するだけでなく、担当スタッフへ内容を整理したアラートメールを自動送信します。
最後に出国後の人材管理機能として、専用の追跡モジュールを開発しました。この機能により、派遣された労働者が現地に到着してから最長3年間にわたり、その勤務ステータスをシステム上で記録および追跡できるようになりました。これにより、同社の社内規定の完全な遵守が可能になり、労働者の渡航後のキャリアを一元的に管理できるようになりました。
導入の効果とコンプライアンスの達成
このカスタマイズされた管理システムの導入により、クライアント企業様の業務効率は驚くほど改善されました。データの手動入力作業は約50%削減され、ブローカー向けの提出用テンプレート作成にかかっていた時間は80%も短縮されました。また、バックグラウンドで機能する自動スキャンシステムにより、書類の有効期限切れによる手続きの遅延リスクが完全に解消され、採用から渡航までの流れをスムーズに維持できるようになりました。
一元化されたデータベースにより、社内規定への準拠を示すための詳細な進捗レポートをいつでもリアルタイムで出力可能となりました。最も重要な成果として、本システムはベトナムの労働・傷病兵・社会問題省傘下にある海外労働管理局（DOLAB）が定める非常に厳格な監査基準を完全に満たし、同社が市場において極めて透明性が高く近代的な人材派遣サービスプロバイダーとしての地位を確立する手助けとなりました。
お問い合わせ
もし貴社が、古いスプレッドシート運用から自動化された業務管理Webアプリケーションへの移行を検討されている場合や、複雑な書類作成ワークフローの効率化、また国内外の法的規制の準拠でお悩みの場合は、ぜひMOHA Softwareにお任せください。当社の技術開発チーム（[email protected]）またはWebサイト（mohasoftware.jp）まで、お気軽にご相談ください。
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